1. Yazışmalar için resmi format nedir?
Üniversitemizde yapılan resmi yazışmalarda, Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik esas alınmaktadır. Yazılar, kurum içi veya dışı fark etmeksizin belirlenen formatta hazırlanmalı ve uygun yetkilinin onayına sunulmalıdır. Şablonlar için Genel Sekreterlik web sitesindeki Mevzuat menüsü altındaki Dış Kaynaklı Dokümanlar bölümüne göz atabilirsiniz.
2. Üniversiteye gelen resmi yazılar hangi süreçten geçer?
Dış kurum veya bireylerden gelen resmi yazılar öncelikle Genel Sekreterlik Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından kayda alınır. Daha sonra Genel Sekreter tarafından ilgili birimlere yönlendirilerek değerlendirilmesi sağlanır. Yanıt gerektiren yazılar için ilgili birimler belirlenen süre içinde cevap hazırlar ve Genel Sekreterlik Yazı İşleri Müdürlüğü aracılığıyla yanıt ilgili kuruma kep, posta ya da zimmet defteri ile gönderilir.
3. Senato veya Yönetim Kurulu kararlarını nasıl öğrenebilirim?
Senato Kararları toplantı sonrası belirli bir süre içinde üniversitenin resmi web sitesinde yayımlanır. Senato ve Yönetim Kurulu Kararları ilgili akademik ve idari birimlere resmi yazı veya imza karşılığı da iletilmektedir. Daha detaylı bilgi almak için Genel Sekreterlik veya ilgili birim sekreterliği ile iletişime geçebilirsiniz.
4. Resmi belge talepleri (örneğin, görevlendirme yazısı, karar örneği) nasıl yapılır?
Resmi belge talepleriniz için ilgili birime hitaben dilekçe yazmanız gerekmektedir. Talebiniz, ilgili birim tarafından değerlendirildikten sonra onay sürecine alınır. Onaylanan belgeler talep edilen birim tarafından ilgili kişiye iletilir.
5. Resmi yazılarda kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile ilgili teknik sorun yaşarsam ne yapmalıyım?
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile ilgili teknik sorunlar için Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile iletişime geçebilirsiniz. Ayrıca, sistem kullanımıyla ilgili detaylı bilgilere üniversitenin iç portalında yayımlanan bilgisayar ve mobil kullanım kılavuzlarından ulaşabilirsiniz.
6. Yazışmaların süreci ne kadar sürer?
Yazışmaların süresi, yazının içeriği ve ilgili birimlerin değerlendirme süresine bağlı olarak değişebilir. Ancak, resmi yazışmalarda belirlenen yasal süreler çerçevesinde işlemler yürütülmektedir. Acil durumlarda biriminiz aracılığıyla sürecin hızlandırılması için başvuruda bulunabilirsiniz.
7. Öğrenci topluluğu olarak bir etkinlik düzenlemek istiyoruz. Etkinlikle ilgili dilekçemizi nereye teslim etmeliyiz?
Öğrenci toplulukları tarafından düzenlenecek etkinliklere ilişkin dilekçeler, Genel Sekreterlik Yazı İşleri Şube Müdürlüğüne teslim edilmelidir. Dilekçenizin tesliminden sonra süreci Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Kültür Şube Müdürlüğünden takip edebilirsiniz.
8. Posta gönderimi yapmak istiyorum. Ne yapmalıyım?
Posta gönderimleriyle ilgili bilgilere, Genel Sekreterlik web sitesinde yer alan Hakkımızda menüsü altındaki Posta Gönderim Kuralları bölümünden ulaşabilirsiniz.
9. Hazırlanan fiziki evrakı Kurum içi herhangi bir birime göndermek istiyorum. Ne yapmalıyım?
Kurum içi evrak gönderimleri konusunda Genel Sekreterlik Yazı İşleri Şube Müdürlüğü herhangi bir işlem yapmamaktadır. Bu konuda bilgi almak ve işlem yapmak için İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı İç Hizmetler Şube Müdürlüğü ile iletişime geçmeniz gerekmektedir.
10. Akademik birim olarak iç ve dış yazışmaları nasıl yapmalıyım?
Akademik birimler, hem iç hem de dış yazışmaları doğrudan yapamaz. İç yazışmalarda, yazılar Rektörlük Makamına hitaben yazılmalı, hitap altında parantez içinde ilgili akademik veya idari birim belirtilmelidir. Dış yazışmalarda, yazılar konu ile ilgili idari birime hitaben yazılmalı ve yazının ilgili dış kuruma iletilmesi talep edilmelidir. Konu ile ilgili Resmi Yazışma Sunumunu inceleyebilirsiniz.
11. İdari birim olarak iç ve dış yazışmaları nasıl yapmalıyım?
İç yazışmalarda, yazılar Rektörlük Makamına hitaben yazılmalı ve hitap altında parantez içinde ilgili akademik veya idari birim belirtilmelidir.Dış yazışmalarda, idari birimler Rektörlük veya Genel Sekreterlik Yazı İşleri Şube Müdürlüğüne gerek olmadan yazıyı doğrudan Rektör ya da bağlı oldukları Rektör a. Rektör Yardımcısı imzası ile ilgili dış kuruma yazabilir. Konu ile ilgili Resmi Yazışma Sunumunu inceleyebilirsiniz.
12. Gönderdiğim postanın durumunu nasıl öğrenebilirim?
Posta gönderiminizin durumunu öğrenmek için Yazı İşleri Şube Müdürlüğünden posta gönderim takip kodunu talep edebilirsiniz. Aldığınız takip kodu ile PTT'nin Gönderi Takip sayfası üzerinden gönderinizin durumunu sorgulayabilirsiniz.
13. Dilekçe vermek istiyorum. Ne yapmalıyım?
Akademik birimlere hitaben yazılan dilekçeler ilgili akademik birimin Evrak Kayıt Birimine teslim edilerek evrak kayıt numarası alması sağlanmalıdır. Bu tür taleplerde kurumdaki hiyerarşik düzen sıralaması takip edilmelidir. İdari birimlere hitaben yazılan dilekçeler idari birimlerin ayrı evrak kayıt birimleri olmadığından Genel Sekreterlik Yazı İşleri Şube Müdürlüğüne teslim edilerek evrak kayıt numarası alması sağlanmalıdır. Ayrıca Kurumumuzun kullanmış olduğu Elektronik Belge Yönetim Sistemine (EBYS) e-imzalı dilekçe formatı eklenmiş olup, e-imzası bulunan personeller dilekçelerini buradan da oluşturabilirler.