GENEL SEKRETER
ORGANİZASYONDAKİ YERİ
• Rektöre bağlı görev yapar.
GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI
• 124 Sayılı Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname uyarınca; Üniversite idari teşkilatının başı olarak çalışmalarda bulunmak.
• Üniversite idari teşkilatının başı olarak yapacağı çalışmalar dışında, kendisi ve kendisine bağlı birimler aracılığı ile çalışmalarda bulunmak.
• Üniversite idari teşkilatında bulunan birimlerin verimli, düzenli ve uyumlu şekilde çalışmasını sağlamak.
• Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunda raportörlük görevi yapmak, alınan kurul kararlarının yazılmasını ve saklanmasını sağlamak.
• Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunun kararlarını üniversite birimlere iletmek.
• Üniversite idari teşkilatında görevlendirilecek personel hakkında Rektöre öneride bulunmak.
• Basın ve halkla ilişkiler hizmetinin yürütülmesini sağlamak.
• Rektörlüğün yazışmalarının koordinasyonunu sağlamak.
• Biriminde oluşan tüm kalite kayıtlarının uygun şekilde dosyalanmasını, korunmasını ve bakımının yapılmasını sağlamak.
• Gerekli olduğu taktirde birimi ile ilgili ISO 9001:2015 prosedürlerinin (içeriğinde talimat ve formların) değişikliği ile ilgili/yeni doküman oluşturmakla ilgili talepte bulunmak, bu dokümanların güncelliğini korumasını sağlamak.
• Tüm çalışmalarını görev tanımlarına ve ISO 9001:2015 Kalite Güvence Sistemi prosedürlerine uygun olarak gerçekleştirmek. Birimindeki tüm personelin de aynı prensiple görev yapmasını sağlamak ve uygulamaları denetlemek.
• Rektör tarafından verilecek benzeri görevleri yapmak.
• Genel Sekreter görevleri itibariyle Rektöre karşı sorumludur.
GÖREVİN GEREKTİRDİĞİ NİTELİKLER
• En az fakülte veya dört yıllık yüksekokul mezunu olmak.
• 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 68 inci maddesinin (B) bendinde belirtilen şartları taşımak.
GENEL SEKRETER YARDIMCISI
ORGANİZASYONDAKİ YERİ
• Genel Sekretere bağlı görev yapar.
GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI
• Genel Sekreter tarafından belirlenen yetki ve sorumluluk alanları ile ilgili olarak Genel Sekretere yardımcı olmak.
• Yetki ve sorumluluk alanı ile ilgili birimlerin iş ve işlemlerini kontrol etmek.
• Yetki ve sorumluluk alanı ile ilgili birimlerde görev yapan personel üzerinde gerekli denetim ve gözetim faaliyetlerini gerçekleştirmek.
• Rektör, Rektör Yardımcıları ve Genel Sekreterden aldığı talimatlar doğrultusunda ve ilgili mevzuat uyarınca verilen görevleri yapmak. Genel Sekreter görevinde bulunmadığı zamanlarda Genel Sekreterliğe vekâlet etmek.
• Kanun, Tüzük ve Yönetmelikler çerçevesinde Rektör ve Genel Sekreterin vereceği diğer görevleri yapmak.
• Verilecek benzeri nitelikteki görevleri yürütmek.
• Genel Sekreter Yardımcısı Genel Sekreter tarafından belirlenen yetki ve sorumluluk alanları ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesinden Genel Sekretere karşı sorumludur.
GÖREVİN GEREKTİRDİĞİ NİTELİKLER
• En az fakülte veya dört yıllık yüksekokul mezunu olmak.
• 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 68 inci maddesinin (B) bendinde belirtilen şartları taşımak.
• Üniversitelerde Görevde Yükselme Yönetmeliğinin aradığı şartları taşımak.
YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ
ORGANİZASYONDAKİ YERİ
• Genel Sekretere bağlı görev yapar.
GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR
• Büro hizmetlerinin; mevzuat hükümlerine ve Üniversitemiz Stratejik Planına uygun etkin ve verimli yürütülmesini sağlamak.
• Müdürlük personelinin faaliyet ve hareketlerini takip ve kontrol etmek.
• Müdürlüğün görevlerini zamanında ve eksiksiz olarak yapmak/yaptırmak.
• Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunda alınan kararların yazılmasını, korunmasını ve saklanmasını sağlamak.
• Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunun kararlarını üniversite birimlerine iletmek.
• Genel Sekreterliğin yazışmalarını yürütmek.
• Üniversite Disiplin Kurulu kararlarının kayıtlarını tutmak.
• Birim arşiv hizmetlerini yürütmek.
• Birim içi sevk, idare ve koordinasyonu sağlamak.
• Rektörlüğe gelen veya giden evraklara elektronik ortamda tarih ve kayıt sayısı verilerek tescil edilmelerini sağlamak.
• Üniversite dışına giden evrakların posta ile gönderilmesini sağlamak.
• Resmi tebligat ve kurum dışı gelen yazıların teslim alınması yanlış alınan postanın iadesini sağlamak.
• Birim evrak kayıt memurları ile iş birliği ve eşgüdümü sağlamak.
• Verilecek benzeri görevleri yürütmek.
• Yazı İşleri Müdürü görevlerinin yürütülmesinden Genel Sekretere karşı sorumludur.
GÖREVİN GEREKTİRDİĞİ NİTELİKLER
• Üniversitelerde Görevde Yükselme Yönetmeliğinin Şube Müdürü için öngördüğü şartları taşımak.
YAZI İŞLERİ PERSONELİ
ORGANİZASYONDAKİ YERİ
• Şube Müdürüne bağlı görev yapar.
GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR
• Gelen giden evrakları dosyalamak.
• Üniversite Senato ve Yönetim Kurulu kararlarının imza takibini yapmak.
• Kurum dışına posta ile gönderimi yapılacak evrakları postaya hazırlamak.
• Posta Listesi hazırlayarak postayı alan birime mail atmak.
• Birimlere iletilmesi gereken evrakları zimmet ile teslim etmek.
• Amirlerinin vereceği diğer görevleri yapmak.
GÖREVİN GEREKTİRDİĞİ NİTELİKLER
• En az lise veya dengi bir okuldan mezun olmak.
• Düzenli, güvenilir ve dikkatli olmak.
• Hızlı, tempolu ve disiplinli çalışmaya yatkın ve iş birliğine açık olmak.
• Toplam kalite anlayışına sahip olmak.